ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ หรือ ชื่อเรียกกันทั่วไปในกลุ่มบุคลากรมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ว่า “WU eOffice” นั้น คือ ระบบงานสำหรับการปฏิบัติงานสารบรรณ หรือการจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษาหนังสือ หรือข้อมูลข่าวสารผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยประกอบด้วยระบบงานย่อย 4 ระบบงานด้วยกัน ได้แก่ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจัดเก็บและค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจองห้องประชุมอิเล็กทรอนิกส์ และระบบ eMeeting โดย 3 ระบบแรกเปิดใช้งานมาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2543 สำหรับระบบ eMeeting นั้น ขณะนี้กำลังพัฒนาร่วมกันระหว่างส่วนอำนวยการและสารบรรณ และศูนย์เทคโนโลยีดิจิทัล
WU eOffice ที่เปิดใช้งานระยะแรก นับว่าเป็นระยะนำร่อง มีการใช้งานเฉพาะกลุ่มธุรการที่ปฏิบัติหน้าที่งานสารบรรณแต่ละหน่วยงานเท่านั้น (ซึ่งกลุ่มนี้ต่อมาเรียกกันว่า Super User) จนกระทั่งปี พ.ศ. 2549 จึงได้เปิดใช้งานอย่างแพร่หลายสำหรับบุคลากรทุกคนของมหาวิทยาลัย (กลุ่มนี้เรารู้จักกัน ในนาม User) ที่ผ่านมา กลุ่ม Super User จะเป็นผู้ใช้เต็มรูปแบบทุกระบบ เพราะต้องเป็นผู้ให้การสนับสนุนการปฏิบัติงานทุก ๆ อย่างของหน่วยงาน
เมื่อวันที่ 31 พฤษภาคม 2560 ศาสตราจารย์ ดร.สมบัติ ธำรงธัญวงศ์ อธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ได้กำหนดนโยบายปรับปรุงประสิทธิภาพระบบบริหาร มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ โดยการใช้ WU eOffice เพื่อขยายผลนโยบายสู่การปฏิบัติและเปลี่ยนแปลงองค์กรสู่การเป็น Smart Office และ Smart University และ กำหนดเป็น KPIs ร่วมของทุกหน่วยงาน โดยมีนโยบายให้บุคลากรของมหาวิทยาลัยฯ เข้าใช้งานระบบฯ คิดเป็นร้อยละ 100 ภายในเวลา 6 เดือน ส่วนอำนวยการและสารบรรณในฐานะผู้ดูแลระบบสารบรรณ จึงร่วมกับศูนย์เทคโนโลยีดิจิทัลในฐานะผู้ดูแลระบบสารสนเทศ จึงจัดการอบรมผู้ใช้งานกลุ่มต่าง ๆ ทั้งมหาวิทยาลัยขึ้น
ดิฉันเองเป็นพนักงานธุรการรุ่นแรก ๆ ที่เริ่มต้นใช้งานระบบในฐานะ Super User จึงได้มีส่วนร่วมในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้แบ่งปันประสบการณ์การใช้งานถ่ายทอดให้แก่ผู้ใช้ในกลุ่ม User กะเค้าด้วย และสังเกตเห็นว่า User หลาย ๆ ท่านมีข้อมูลการใช้งานระบบเป็น 0 จึงได้พูดคุยสอบถามถึงปัญหาและสาเหตุที่ไม่เข้าใช้งาน จึงพบว่า User ส่วนใหญ่ได้เข้าใช้งานระบบเพื่ออ่านเอกสารรับทราบข้อมูลอยู่แล้ว แต่ปัญหาคือไม่รู้ว่าอ่านแล้วจะทำอย่างไรกับเอกสารแต่ละฉบับดี ไม่รู้ว่าเมื่อเปิดเอกสารอ่านแล้วต้องลงรับด้วย ต่อมาเมื่อระยะเวลานานเข้าทำให้มีเอกสารกองอยู่ในตะกร้างานเต็มไปหมด จนรู้สึกว่าไม่อยากเข้าไปดูอีกแล้ว
จากปัญหาที่พบจึงขออนุญาตแนะนำวิธีการใช้งานระบบ WU eOffice ฉบับ User แบบง่าย ๆ โดยครั้งแรกนี้ จะแนะนำเฉพาะกรณีลงรับเอกสารจากระบบ WU eOffice แบบ Step by Step (จะข้ามขั้นตอนการ Login ไป เพราะคิดว่าทุกท่านคงจะเคยเข้าใช้งานระบบกันแล้ว) มาดูขั้นตอนกันเลยค่ะ
1. เมื่อ Login เข้าระบบแล้วจะพบหน้าตาของระบบแบบในภาพ ส่วนที่เกี่ยวข้องกับ User โดยตรงและต้องใช้บ่อยจะอยู่ในกลุ่มสีเขียว “หนังสือรอดำเนินการ” มีเมนูย่อยที่ประกอบด้วย เอกสารรอลงทะเบียน, เอกสารระหว่างดำเนินการ และเอกสารส่งคืน (ต่อไปเมนูย่อย ๆ เหล่านี้เราจะเรียกว่าตะกร้า)
2. เอกสารที่มีมาถึงเราครั้งแรกจะอยู่ในตะกร้า “เอกสารรอลงทะเบียน” และจะมีข้อความแสดงจำนวนเอกสาร ดังภาพ
3. ให้คลิกในช่อง “ทะเบียน” เพื่อเลือกเอกสารฉบับที่ต้องการจะอ่านโดยมีเงื่อนไขว่า สัญลักษณ์รูปเอกสารสีส้ม เป็นเอกสารที่ส่งแบบไม่ส่งต้นฉบับ สามารถคลิกรับได้ทันที ส่วนสัญลักษณ์รูปเอกสารสีฟ้า เป็นเอกสารที่มีต้นฉบับส่งมาด้วย ซึ่งกรณีนี้ก่อนคลิกรับเอกสารจะต้องรอต้นฉบับตัวจริงมาถึงมือซะก่อน
4. เมื่อคลิกเลือกเอกสารแล้ว ก็มาถึงตอนสำคัญเพื่อก้าวสู่เป้าหมายการใช้ eOffice 100% กันแล้ว…. ให้ลงรับเอกสารตามขั้นตอนต่อไปนี้ได้เลยค่ะ ***จุดนี้เป็นจุดที่หลาย ๆ ท่านอาจจะไม่ได้ทำ เพราะคิดว่าอ่านเอกสารแล้วก็เรียบร้อยแล้ว แต่จุดนี้คือจุดสำคัญที่ทำให้เอกสารของเราได้มีการลงรับอย่างสมบูรณ์ค่ะ
เมื่อผ่านขั้นตอนการลงรับเสร็จสมบูรณ์แล้ว เราจะได้หน้าจอภาพรวมของเอกสารดังภาพ ซึ่งหน้าจอนี้จะมีข้อมูลบอกชื่อเรื่อง และรายละเอียดใจความสำคัญคร่าว ๆ ของเอกสารฉบับนั้นให้เราทราบ และส่วนใหญ่จะมีไฟล์เอกสารฉบับเต็มแนบมาด้วย เพื่อให้เราเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติม
เพียงเท่านี้ เราก็สามารถรับเอกสารใน WU eOffice ได้ง่าย ๆ เพื่อเป้าหมาย 100% ของเราได้แล้วค่ะ สำหรับท่านที่ยังมีเอกสารค้างรับอยู่ในตะกร้า ก็ลองเริ่มต้นเข้าไปคลิกรับวันละ 10-20 ฉบับ ไม่นานก็เคลียร์ได้หมดค่ะ สู้ ๆ นะคะ ….
หวังอย่างยิ่งว่า ข้อมูลที่เล่ามานี้จะเป็นประโยชน์ต่อผู้สนใจและผู้ใช้งานได้ตามต้องการ … ตอนต่อไปรอพบกับวิธีการบันทึกงานและส่งต่อเอกสารกันนะคะ … แล้วพบกันใหม่ค่ะ ^__^
ณิรดา เพ็ชรคงทอง
พนักงานธุรการ ศูนย์เทคโนโลยีดิจิทัล
25 กรกฎาคม 2560
